ألزمت اللائحة التنفیذیة للشؤون البلدية، أعضاء المجالس بعقد اجتماع واحد على الأقل كل شهر، ونصت على أن یحدد كل عضو وسیلة إبلاغه بالمكاتبات والمخاطبات الرسمیة ودعوات عقد الجلسات، وتسجل هذه الوسیلة لدى أمانة المجلس، مقرونة بإمضاء العضو المختص، وعلیه الإبلاغ عن أي تعدیل على هذه الوسیلة.
وتشمل الوسائل المتاحة: العنوان البریدي الشخصي، والعنوان الثابت لمحل الإقامة والعمل والبرید الإلكتروني ورقم الفاكس الذي یحدده العضو، والرسائل النصیة ونظام معلومات المجالس البلدیة الإلكتروني.
كما نصت اللائحة على أن یوجه الرئیس أو نائبه- في حال غیابه- الدعوة إلى عقد جلسة عادیة للمجلس مرة واحدة في الشهر على الأقل، ویجب أن تتضمن الدعوة لعقد الجلسة موعد عقد الجلسة ومقر عقد الجلسة، ونسخة من جدول أعمال الجلسة، على أن یبلغ أمین المجلس الأعضاء بالدعوة لعقد الجلسة قبل موعدها بسبعة أیام على الأقل في الجلسة العادیة، وثلاثة أیام على الأقل في الجلسة الطارئة، وذلك بالوسیلة المعتمدة لإبلاغ العضو، ویدون في سجل الجلسات ما یؤید ذلك، وعلیه فإن خطاب الدعوة یوقع من رئیس المجلس.
