جامعة الملك فيصل شارك
يُعد نظام إدارة المحتوى من الأنظمة التي تحتاج إلى جهد وعقول مميزة ليكون مثل نظام جامعة الملك فيصل شارك، والذي يعمل كحلقة اتصال بين الجامعة والجمهور الخارجي، والوحدات الداخلية وبعضها.
عمل البيانات في نظام إدارة المحتوى
يُعتبر نظام إدارة المحتوى بمثابة التحول من الطرق التقليدية إلى النظم الإلكترونية في إدارة وتنظيم الوثائق بأشكالها المتنوعة سواء كانت مكتوبة، تسجيلات صوتية أو أفلام، والمعاملات المتعددة والوصول إليها بسرعة ويسر بالإضافة إلى وحفظها حمايتها، حيث يعمل النظام على تحقيق من الأهداف التي من شأنها تنظيم بيئة العمل ويرصد لنا موقع البوابة تلك الأهداف كما يلي:
- عرض الوثائق وتداولها وفقاً لسياسات محددة من خلال الإستراتيجية الموضوعة.
- تحقيق الإستفادة القصوى من من الوثائق الموجودة بكافة أشكالها والعمل على حمايتها للرجوع إليها وقت الحاجة من خلال إجراءات منظمة وسهلة التعامل.
- تنقية الوثائق وفلترتها، لمنع عملية التكدس للوثائق التي أصبح لا ضرورة لها بعد أن فقدت قيمتها.
- خلق نوع من التسلسل للوثائق مما يساعد على تنظيمها والتعديل عليها أو اجراء عمليات الإضافة والحذف بسهولة في أي وقت.
- مشاركة الإدارات المختلفة في تحديث المحتوىوهو ما يتحقق من خلال ورش العمل التي من شأنها نشر الوعي الوثائقي لدى العاملين.
مهام نظام إدارة المحتوى جامعة الملك فيصل شارك
يعتمد نظام إدارة المحتوى على النظام الإلكتروني في المعاملات المختلفة التي تتم بين الإدارات المختلفة بالجامعة مثل تسليم المعاملات أو استلامها، وما يميز ذلك من تحديد المسئوليات والواجبات ومراعاة المصالح، وتقديم خدمات ذو جودة عالية سواء للمنتسبين إلى الجامعة أو الجمهور الخارجي المتعامل معها، كما يقوم النظام بالعديد من الوظائف الهامة منها:
- تنظيم سير العمل داخليا بين الإدارات المختلفة مما يعمل على ترتيب عملية الصادر والوارد بينهم وتسجيلها إلكترونياً وهو ما يعمل على تقليل الوقت والجهد وكذلك التكاليف.
- الإعتماد على البار كود مما يساهم في سرعة معالجة البيانات وسهولة العمل من خلال طباعته ولصقة على المعاملات.
- التقاط البيانات عن طريق مسح الملفات والوثائق ضوئيًا(سكانر) ورفعها على النظام الإلكتروني لأرشفتها مما يسهل من عملية التحكم فيها مركزياً وتداولها داخلياً عند الحاجة، وتسهيل عملية البحث.
- توزيع الصلاحيات بين المستخدمين مما يعمل على تحقيق مستوى عالٍ من السرية للوثائق والمعاملات.
- السهولة في تقديم التقارير وطباعتها وربط المعاملات مع بعضها البعض سواء كانت واردة أم صادرة.
مزايا التعامل إلكترونيا في جامعة الملك فيصل شارك
يعمل النظام الإلكتروني الجديد على توفير جميع المتطلبات الأساسية مما يعمل على تحقيق الشمولية في نظام العمل ككل داخل جامعة الملك فيصل، من خلال توافر مميزات عديدة بداخلة والتي تتمثل في الآتي:
- التحكم في سرية الوثائق(سري، سري جدا، سري للغاية، محظور الإطلاع) إلكترونياً وهو يحافظ على ما تحتويه المعاملات من معلومات وفقاً لنظم الأمن القياسية المتبعة عالمياً.
- حصر المعاملات التي تمت وأنواعها، وتقديم تقارير عن أداء الموظفين مما يسهل من متطلبات الإدارة العليا في المتابعة، ومختلف الإدارات المتوسطة والتنفيذية.
- تحقيق المرونة في العمل مثل الأرشفة القائمة على المسح الضوئي وإمكانية ربطها بالمعاملات وسهولة الإضافة والحذف.
- سهولة تعديل مسار العمل والتطوير وفقاً للسياسات والإستراتيجيات الموضوعة.
- متابعة سير العمل من خلال المتابعات الرسومية الخاصة به.
- سهولة الاستخدام حيث لا يحتاج النظام إلا إلى متصفح إنترنت.
- الإستغناء عن النظام التقليدي في المعاملة مع الجهات الخارجية من خلال الأوراق المرسلة، حيث يمكن عمل ذلك إلكترونياً مما ينجز المهام ويضمن سرية المعاملات التي تتم.
- سهولة البحث عن محتوى الوثائق التي تم حفظها إلكترونياً سواء كانت نصية أو صورة رقمية.
أسباب استخدام نظام إدارة المحتوى
تتمثل أهمية نظام إدارة المحتوى في اعتماده على نظام العمل إلكترونياً كما هو مُتبع في جامعة الملك فيصل، وغالباً ما يتم اتباع هذا النظام لعدة أسباب منها إنهاء العمل بالنظام الورقي لتقليل الأخطاء وانجاز المعاملات في وقت قصير بسبب تحسين كفاءة وإنتاجية العمل، بالإضافة إلى التحكم الكامل في المعاملات عن بعد وحماية الملفات والوثائق.
عيوب العمل بالنظام الورقي
- الصعوبة في الحصول على المعلومات بسبب تكدث الأوراق أو فقدان وتلف بعضها بالإضافة إلى أن البحث عنها يكون من خلال فرد واحد.
- ارتفاع تكاليف الأوراق والأحبار الخاصة بالطباعة بالإضافة إلى ضياع الكثير من الوقت.
- عدم القدرة على متابعة سير العمل وتقديم تقارير فعلية لعدم وجود آلية تنظيم محددة إلكترونياً.
- اشتراك العديد من العاملين في أداء مهمة واحدة للمعاملات وهو ما يتسبب في ضياع الوقت وإهدار الطاقة البشرية، بالإضافة إلى صعوبة تحديد المخطئ ومكافئة المتميز.
- كثرة الوارد والصادر لإنهاء المعاملة ذاتها.
معايير اختيار نظام إدارة المحتوى
- أولاً: سهولة التعامل والسرعة مع إمكانية التحديث وفقاً لتطور الخطط الإستراتيجية الموضوعة لسير العمل.
- ثانياً: تنظيم العلاقة بين الأقسام المختلفة مما يساعد في سهولة تدفق المعلومات وإنجاز الأعمال المطلوبة.
- ثالثاً: القدرة على البحث ونظام الأرشفة للوثائق.
- رابعاً: أن يتسم النظام بأعلى درجات الأمان عند مشاركة البيانات والمعاملات.
أين توجد جامعة الملك فيصل
يقع المقر الرئيسي للجامعة في مدينة الهفوف بالمملكة العربية السعودية، حيث تأسست الجامعة عام 1975م بموجب مرسوم ملكي، حيث تُعد الجامعة من أقدم الجامعات، حيث تضم العديد من الكليات في مختلف العلوم ومجالات المعرفة المتخصصة والبحث العلمي ونظام الدراسات العليا، ومراكز للأبحاث، بالإضافة إلى نظام التعليم عن بعُد.
