كيف تتقن فن تنظيم الوقت
أهمية الوقت في حياتنا لا تساوي المال، ولا يمكن تعويض لما فاته، لذا يجب التركيز على الاستثمار الكبير في وقتك فيما هو مفيد، ف كيف تتقن فن تنظيم الوقت، هو ما يطمح إليه الكثيرون، كنتيجة لأهمية الوقت.
ما هي إدارة الوقت
يذكر موقع البوابة بأنها عملية تصميم وتنظيم وممارسة السيطرة الواعية للوقت الذي تقضيه على عمل محدد مما يساعدك على زيادة كفاءة العمل وتحقيق التوازن بين عملك وحياتك الشخصية.
تنظيم الوقت في العمل يسمح لك لتعزيز أدائك وتحقيق الأهداف المطلوبة بأقل جهد ومن خلال أفضل استراتيجيات فاعلية وسوء إدارة الوقت وعدم التحكم فيه يمكن أن تؤدي إلى:
- تأخير في تسليم المهام في الوقت المحدد.
- المماطلة وعدم التركيز.
- انخفاض الكفاءة في التعلم ومهارات العمل.
- تأثر السمعة المهنية سلبًا.
- توتر علاقاتك في العمل مع الزملاء والمديرين.
- خلل وظيفي في حياتك الشخصية والعملية.
يمكن لبعض المهارات التنظيمية وإدارة الوقت مساعدتك على التغلب على عدم إكمال المهام المطلوبة في الوقت المحدد.
أهمية تنظيم وقتك
قبل أن نتعرف كيف تتقن فن تنظيم الوقت علينا نعرف أهميته كما يلي:
- استغلال الوقت المحدد، وإذا كنت ترغب في التقدم في عملك، يجب عليك أن تجد طريقة استغلال الوقت لإنجاز العمل.
- إنجاز المزيد بأقل جهد، حيث عندما تتعلم تنظيم بعض الوقت يؤدي إلى تحسين قدرتك على التركيز، وزيادة كفاءة في العمل وإنجازه بسرعة أكبر.
- تحسين قدرتك على إتخاذ القرارات، عندما تشعر ضيق الوقت وعليك إتخاذ القرار، فأنت أكثر عرضة للاستنتاجات دون التفكير في جميع البدائل، مما يضعف عملية إتخاذ القرار، بعد تعلم إدارة الوقت يصبح لديك وقت كافي لاتخاذ القرار.
- يساعدك على أن تكون أكثر نجاحًا، حيث إدارة الوقت هو أن مفتاح النجاح، وأنك تقوم بإنجاز أكثر كل واتخاذ قرارات أكثر دقة، واكتساب المزيد من الخبرة، كل هذا قد يساعدك على الاستمرار في فرص التقدم في عملك.
- زيادة فرص التعلم، كلما تعلمت أكثر، كلما زادت فرص العمل، وهناك الكثير من الفرص إذا وجد الوقت الكافي للتعلم بمجرد تنظيم الوقت والعمل بشكل أكثر كفاءة.
- يقلل من القلق والتوتر، حيث عندما لا تتحكم في وقت ما، فمن السهل الشعور بالارتباك والاندفاع لعدم وجود وقت كافي لإنجاز المهمة، إذا اتبعت طريقة التنظيم والإدارة الوقت، تحمي نفسك من القلق، وكذلك باعتبارها أفضل لصحتك، ويكون لديك صورة أوضح للمهام المطلوبة منك.
- توافر فرصة للحصول على وقت الفراغ، حيث الجميع بحاجة إلى وقت للاسترخاء، حتى لو كان عشر دقائق كل يوم ولكن للأسف الكثير منا لا يمكن الحصول على هذه الفرصة، بين العمل والمسؤوليات، فأن إدارة وقتك تساعدك على الحصول على هذه الميزة.
مصفوفة إدارة الوقت
مصفوفة إدارة الوقت لستيفن كوفي هي أن أي عمل نقوم به يقتصر على واحد على الأقل من المربعات الأربعة الآتية:
عاجل وهام
تعد الأولوية الهامة والمستعجلة في حياتك، حيث لا يمكن أن تؤجل عملها، هو مثل مراجعة الطبيب أو الذهاب إلى الامتحان.
غير عاجل وهام
هذه هي العناصر التي هي أولوية في حياتك ولكن الأمر يستغرق عدة سنوات لتحقيقها، مثل الحصول على شهادة الكلية أو تعلم هواية.
عاجل وغير مهم
بعض الأشياء ليست أولوية في حياتك لكنهم يضطرون إلى عملها في أسرع وقت ممكن مثل حضور اجتماع غير مهم أو استقبال الضيوف في المنزل أو مساعدة صديق.
غير عاجل وغير مهم
إنه نشاط يضيع بعض الوقت دون الحصول على فائدة، لذلك ليس مهمًا ولا تضطر القيام بها مثل تصفح مواقع التواصل الاجتماعي أو الخروج مع الأصدقاء.
الأشياء التي يجب أن تركز على
- لا تجعل حياتك طارئة.
- التركيز على الأشياء غير العاجلة والمهمة.
- محاولة لتنظيم مربع الثاني، وهو غير عاجل ومهم، والتي يمكن أن تساعدك على تقليل عمل مربع الأول.
- إذا كنت تأخذ 60 ٪ في المربع الثاني (وليس عاجل ومهم)، هذا يعني أنك نجحت في إدارة الوقت والحياة.
- أحرص على تحديد أولويات الحياة، والابتعاد عن الأشياء الغير المهمة لأنها تضيع الوقت بدون أي فائدة.
كيف تتقن فن تنظيم الوقت ببساطة
وضع خطة محددة
العمل العشوائي يضيع الوقت والمجهود بدون فائدة، لذلك من الضروري للغاية أن تخطط ببساطة لعملك اليومي مع تحديد إطار زمني لكل مهمة، والتي يمكن أن تساعد على تنظيم الوقت والاستفادة منه.
حدد أهدافك الشخصية
عندما تضع هدفا أمامك، يتولد في داخلك دافع ممتاز لتحقيق ذلك، مع إطلاق الحماس وعزيمة وإصرار والسعي لاستغلال كل دقيقة من الوقت لتحقيق النجاح في نهاية المطاف.
تقييم الأداء المستمر
يتضمن تقييم الأداء مراجعة الخطط وطرق التنفيذ للتأكد من أنك على المسار الصحيح، ويساعدك هذا التقييم على استثمار الوقت بشكل جيد والوصول إلى أهدافك.
تخصيص وقت محدد لجميع جوانب حياتك
العمل بشكل متواصل هو استنفاد الجسم والروح لذلك فمن الضروري أن تخصص وقت معين للراحة، وقت معين أخر للنوم والمشي مع الأصدقاء، ولمشاهدة التلفزيون، ولممارسة الرياضة وغيرها.
تجنب المشتتات
قضاء ساعات طويلة في مشاهدة التلفزيون، والتحدث على الهاتف، وتصفح مواقع التواصل الاجتماعي، والدردشة مع الأصدقاء، وكلها تشتيت التركيز وتضييع الوقت بدون أي فائدة، لذلك تجنبهم حتى تستطيع تنظيم الوقت.
كافئ نفسك
العمل الجاد يؤدي إلى التعب والإجهاد، مما يجعلك غير قادر على التركيز على أسهل المهام، لذلك يجب عليك أن تغتنم الفرصة لمكافأة نفسك بعد كل مهمة.
كن واقعياً في تحديد متى تكون المهام بك
إذا كنت تعتقد أن مهمة محددة سوف يستغرق نصف ساعة أو ساعة، يجب عليك تحديد ساعة كاملة في إنجاز لذلك.
أن تكون واقعياً في تحديد موعد نهائي معين للمهمة سيمنعك من الإحباط أو التأخر في إكمال المهام.
من الأفضل دائمًا أن تقدم لنفسك وقتًا أطول، حيث تتوافر لديك الوقت القيام بمهام أخرى، ستشعر بأنك أنجزت ولم تعطل عملك.
أدوات إدارة الوقت
هناك العديد من الأدوات التي تساعد على ترتيب الوقت، ولكن الأهم هو الإرادة الداخلية للفرد الذي من خلاله سوف يحقق أهدافه، ولكن هذه الأدوات تساعد كثيرًا على ترتيب حياة الشخص لتجنب النسيان، بما في ذلك:
- استخدام Google Drive لتخزين البيانات والملفات وتنظيمها والوصول إليها في أي وقت عبر جميع الأجهزة.
- استخدام Evernote، والذي قد يتم استخدامه بطريقة حفظ وتنظيم ومشاركة النصوص والمقالات والملاحظات للآخرين.
- استخدم أداة IFTTT التي تساعد على تحميل أي تعديلات على التطبيقات تلقائياً للمساعدة في العمل أو تخزين البيانات والملفات.
- استخدام تطبيق do لكتابة المهام اليومية التي يجب القيام بها، ليساعدك على التذكير دائمًا، وتصنيف وتنظيم المهام في قوائم للوصول إليها.
- استخدام تطبيق Doodle ل توفير الوقت من خلال اقتراح أماكن محددة ومواعيد متاحة عند مقابلة زملاء العمل.
