كيفية كتابة تقرير باحتراف ؟

كيفية كتابة تقرير

إذا كنت تعمل في مجال يتطلب منك كتابة تقارير، فإذا أنت هنا تبحث عن كيفية كتابة تقرير بشكل صحيح واحترافية عالية مع معرفة الفرق بين التقارير وكتابة أوراق المؤتمرات وكتابة المقالات.

نبذة مختصرة عن التقرير

يتميز موقع البوابة اليوم بجمع معلومات وافية ودقيقة عن كيفية كتابة تقرير بأحترافية عالية، ولكن لابد أولاً من معرفة ما هو التقرير؟

• في البداية دعونا نتعرف على التقرير، فهو عبارة عن مستند قصير مختصر ومباشر يتم كتابته عادةً لهدف معين وجمهور معين.
• كما أنه في الغالب يتطرق التقرير إلى تحليل موقف أو مشكلة معينة، حيث أنه يقدم توصيات لاتخاذ القرارات مستقبليلاً.
• بجانب أن التقرير يعرف عنه أنه ورقة حقائق لذا يجب أن تكون واضحة وحسنة التنظيم.

أهم أنواع التقارير

• من الجدير بالذكر أن يجب قبل معرفة كيفية كتابة تقرير يجب معرفة أنواع التقارير، فليس هناك في الحقيقة تصنيف عالمي موحد يصنف أشكال التقارير.
• ومن أهم أنواع التقارير هو التقارير الرسمية وغير الرسمية: تُعد التقارير الرسمية هي تقارير شديدة التنظيم وتركز بشكل كبير على الحيادية والترتيب.
• بجانب أنها تتضمن العديد من التفاصيل وتلتزم بصيغة كتابية معينة، حيث يتم فيها إزالة بعض العناصر مثل الضمير المتكلم.
• أما بالنسبة للتقارير الغير رسمية فهي تكون عبارة عن رسائل قصيرة يتم كتابتها بلغة طبيعية اعتيادية مستخدمة في حياتنا اليومية.
• كما أن هناك التقارير الطويلة أو التقارير القصيرة: حيث تكون كتابة التقارير هنا مربكة بعض الشيء.
• وذلك لأن التقرير من صفحة واحدة هو بلاشك تقرير قصير، أما التقرير من 20 هو تقرير طويل.
• ولكن لا يمكن تصنيف التقارير تبعًا لطولة، لكن يجب العلم بأنه كلما كان التقرير أطول كلما أقترب من التقرير الرسمي.
• علاوة على ذلك فهناك تقارير الإعلامية أو التحليلية: وتكون التقارير الإعلامية مثل التقارير السنوية والتقارير المالية.
• حيث أنها تحتوي في العادة على معلومات مهمة واضحة وتنقلها من جزء في الشركة أو المؤسسة إلى جزء آخر منها.
• أما بالنسبة لمعرفة كيفية كتابة تقرير التحلية فهو يكون هدفه الأساسي دراسة مشكلة معينة ومحاولة إيجاد حلول لها.
• كما أن هناك نوع من أنواع التقارير يسمي بتقارير المقترحات: وهي تعتبر نوع من أنواع التقارير التي تهدف إلى حل مشكلة معينة.
• وذلك لما تتضمنه عادة من خطة شركة معينة لتلبية احتياجات شركة أو مؤسسة أخري.
• حيث أن معظم المؤسسات الحكومية تعلن عن احتياجاتها من خلال نشر ما يعرف بإسم دعوة لتقديم المقترحات.
• والتي يتم فيها توضيح كيف يمكنها حل المشكلة التي تم طرحها وطرق معالجتها بشكل صحيح.
• وأيضًا من أنواع التقارير هي التقارير الرأسية أو الجانبية: حيث يعتمد هذا النوع من من التقارير على اتجاه حركة التقارير داخل مؤسسة واحدة فقط.
• كذلك فالتقارير التي يتم كتابتها من الأعلى إلى الأسفل أو بالعكس في اللمي الوظيفي للشركة (من المدير إلى الموظفين أو العكس) تدعي تقارير رأسية.
• أما التقارير التي تتنقل بين الموظفين وبعضهم في القسم الواحد داخل الشركة أو بين الأقسام المختلفة في نفس المستوى الوظيفي فهي تسمي بالتقارير الجانبية.
• وبالنسبة للتقارير الداخلية أو الخارجية: فهي أسمها يعبر عنها حيث ان التقارير الداخلية هي التي تتنقل داخل الشركة أو المؤسسة الواحدة.
• أما التقارير الخارجية هي التي تتنقل بين شركات متعددة مثل التقارير السنوية أو المالية للشركات.
• كما يوجد نوع من التقارير تدعي التقارير الدورية: حيث يتم إصدار التقارير الدورية في مواعيد مجدولة بانتظام.
• بجانب ذلك فهي يتم إرسالها عادة رأسيًا إلى الأعلى أي من الموظفين للمدير، وهي تخدم الرقابة الإدارية بشكل أساسي.
• علاوة على أنها تساهم النماذج المطبوعة مسبقًا والبيانات التي يتم إنشاؤها بواسطة الكمبيوتر في توحيد التقارير الدورية.
• كما أن هناك التقارير الوظيفية: حيث تتضمن هذه التقارير مجموعة كبيرة من التقارير المختلفة التي تأخذ اسمها من الهدف وراء كتابتها مثل:

1. التقارير المالية.
2. التقارير التسويقية.
3. التقارير المحاسبية.

• بجانب ذلك يجب العلم ان التقارير الوظيفية قد تندرج تحت اي نوع من أنواع التقارير التي تم ذكرها.

طريقة كتابة التقارير

• يتساءل الكثيرون عن كيفية كتابة تقرير باختلاف أشكالها وأنواعها المتعددة، والتي يعتقد البعض أن طريقة كتابة التقارير تختلف باختلاف نوعها.
• ولكن في الواقع بالرغم من تعدد أشكال التقارير واستخداماتها، إلا أن طريقة كتابة التقارير وخطوات إعداده الأساسية واحدة ومن أهم الخطوات:
• في البداية لابد من تحديد الشروط المرجعية.
• كما يجب تحديد إجراءات الكتابة.
• ثم العثور على المعلومات.
• بجانب تحديد الهيكل العام للتقرير.
• والقيام بإعداد المسودة الأولية.
• ثم بعد ذلك القيام بتحليل كافة المعلومات التي تم جمعها وتحضير الخاتمة.
• بجانب تقديم التوصيات.
• علاوة على معرفة كيفية كتابة تقرير يجب القيام بإعداد الملخص التنفيذي وفهرس المحتويات.
• ثم تجميع قائمة المراجع.
• ومن بعدها المراجعة النهائية والتدقيق.

خطوات كتابة التقارير

• الخطوة الأولى: هي تحديد الشروط المرجعية وحتى يتم ذلك لابد من البدء بقراءة الإرشادات المقدمة لك بشأن التقرير وأي معلومات أخرى إضافية.
• ثم البدء بعد ذلك بالتفكير في هدف التقرير من خلال طرح عدة أسئلة على نفسك مثل:

1. ما الذي يدور حوله التقرير؟
2. ما الذي نحتاجه من هذا التقرير؟
3. لماذا نحتاج هذا الأمر؟

• الخطوة الثانية هي تحديد إجراءات الكتابة: في هذه الخطوة يتم تخطيطه كيفية البحث عن المعلومات و كيفية كتابة تقرير بطريقة مناسبة.
• الخطوة الثالثة هي العثور على المعلومات: حتي تتمكن من جمع المعلومات اللازمة يجب قراءة المراجع والمصادر المختلفة.
• كما يمكن القيام بإجراء مقابلات مع الأفراد أو مراقبتهم أو استخدام أي طريق جمع المعلومات الصحيحة.

افرأ أيضًا: طريقة كتابة تقرير علمي